العنوان: إيجابيات وسلبيات عقد المؤتمرات
المؤلف: إيزابيل كيس
source_url: http://www.articlecity.com/articles/business_and_finance/article_3091.shtml
date_saved: 2007-07-25 12:30:06
التصنيف: business_and_finance
مقالة - سلعة:
الصورة التي يمتلكها معظم الناس عن المؤتمرات هي التجمعات الكبيرة من الناس في قاعة يستمعون إلى المتحدثين حول موضوع أو شركة معينة. لا تزال هذه الأنواع من المؤتمرات تحدث ولكن يتم استبدالها بمؤتمرات الفيديو والمؤتمرات الهاتفية. هناك العديد من الإيجابيات والسلبيات لكل نوع من هذه الأنواع من المؤتمرات وقد يكون أحدها أكثر ملاءمة لنوع المنظمة التي تحتاج إلى عقد مؤتمر أكثر من غيرها.
المؤتمرات التي تميل إلى أن تكون الأكثر صعوبة في التنظيم هي تلك التي تتطلب أن يكون جميع الحاضرين في مكان واحد. من الواضح أن صعوبات الجدولة تمثل مشكلة ولكن هناك أيضًا عددًا كبيرًا من التكاليف الإضافية التي يتكبدها هذا النوع من المؤتمرات. يجب أن تؤخذ تكلفة نقل جميع المشاركين إلى الموقع في الاعتبار ، وكذلك التوظيف الفعلي لموقع المؤتمر. قد يكون لدى بعض الشركات مرافق مؤتمرات خاصة بها في مكاتبها الرئيسية ، لكن الأعداد الضخمة التي غالبًا ما تكون مطلوبة لحضور هذه المؤتمرات تعني غالبًا أنه يجب تعيين مكان مناسب. الإقامة والوجبات هي تكلفة إضافية أخرى تجعل هذه المؤتمرات الكبيرة باهظة الثمن للغاية.
لقد ابتعدت العديد من الشركات عن هذه المؤتمرات القديمة بسبب العديد من الأسباب التي أوجزتها بالفعل. إذن ما نوع المؤتمرات لديهم؟ تعد المؤتمرات الهاتفية ومؤتمرات الفيديو مؤخرًا أكثر الحلول فعالية من حيث التكلفة. ليست هناك حاجة لتوظيف مقر خاص أو أن يسافر الحاضرون إلى موقع معين مع هذه المؤتمرات. يمكن الجمع بين موظفي الشركة من جميع أنحاء العالم بسهولة وفعالية من خلال عقد مؤتمرات عبر الهاتف أو الفيديو. يتم تحسين وتحديث التكنولوجيا التي تمكّن هذه المؤتمرات باستمرار ويمكن للمشاركين سماعهم ورؤيتهم بوضوح كما لو كانوا في نفس الغرفة ، حتى لو كانوا بالفعل في الجانب الآخر من العالم!
الجانب السلبي الوحيد لهذه الأنواع من المؤتمرات هو أنه من المحتمل أن يعقد المنظم المؤتمر في وقت مناسب له وقد يشرك مشاركين في مناطق زمنية أخرى يحضرون في ساعة غير مناسبة. هذا ثمن زهيد مقابل المؤتمرات التي يمكن تنظيمها في فترة زمنية قصيرة جدًا. وهذا يجعلها مثالية لمناقشة القضايا العاجلة في الوقت المناسب دون الحاجة إلى الانتظار حتى يمكن عقد مؤتمر مجدول.
يطالب العالم بحلول سريعة للمشاكل ولا تستطيع الشركات تحمل تأخير مناقشة القضايا حتى يمكن تنظيم المؤتمر التالي مع اجتماع جميع المشاركين في مكان واحد. من خلال عقد مؤتمرات الفيديو أو الهاتف ، من السهل جمع الأشخاص المناسبين معًا والقدرة على طرح الأفكار بطريقة أكثر فاعلية وفي الوقت المناسب.
بالطبع ، ستكون هناك دائمًا بعض أنواع المؤتمرات التي يمكن عقدها في مكان واحد. المؤتمرات السياسية ومؤتمرات النقابات العمالية نوعان من أكثر الأنواع شيوعًا التي تقام في القاعات الضخمة لكني أعتقد أن هذا مخصص فقط للتغطية التلفزيونية التي يجتذبونها. لا يمكن أن تؤدي الزيادة في العديد من الموظفين الذين يعملون عن بُعد من المنزل إلا إلى زيادة عدد مؤتمرات الهاتف والفيديو وتقليل الحاجة إلى المؤتمرات الفردية. من الواضح أن هناك جانبًا سلبيًا لذلك ، فلم يعد لديك عذر للخروج من المؤتمرات التي تم إلغاء رحلتك فيها!
ZZZZZZ